第一次辦尾牙？你一定會需要的尾牙企劃注意事項總整理！
今年因為工作上有身兼行政職務的關係，然後公司人數的範圍卡在一個不上不下的數量，於是就莫名其妙的辦了一場尾牙。以一個 PM 角度出發來說，其實辦尾牙也是一個專案，趁這次剛好有這個機會舉辦，來整理一下辦尾牙的清單事項，如果明年你被公司臨危受命舉辦尾牙，那麼希望這篇我親身血淚經歷的紀錄，可以幫助到你 😆
❚ 需求確認
▶ 人數
這邊可以分兩個部分，第一個部分是內部員工參與人數；第二個部分是外賓人數。
▹ 內部員工人數
首先必須要先確認 「可以參加尾牙餐會的條件是什麼」，僅正職員工才可以參加嗎？有要規定入職時間什麼時侯以前才可以參加？工讀生/實習生/試用期間員工可否參加？ 上述問題，會影響你在評估內部員工人數的數字，需要保留多少緩衝座位數。
假如公司是所有人員就算試用期間也可以參與尾牙(注意：這邊僅僅是指可以參加餐會的人員，並不代表就可以參與抽獎)，這樣你就必須要在詢問 HR 單位，未來到預計尾牙的時間(通常是1月)預計招募的人數，才能夠有一個保險的數字。 當然，通常餐廳在訂位後還有一個時間可以去跟他調整桌數，但會需要在這時候先提前確認的原因是，避免你後面找的餐廳根本塞不下桌數，這樣就慘了！寧願空間寬鬆一點，也不要過於壅擠。
▹外賓人數
如果有要邀請外賓，那麼人數的變因就會擴大比較多：相關廠商是否都邀請？是否會邀請老闆其它自己的朋友？一個廠商會限制有多少人員來參加嗎？
通常外賓人數這部分都會是要到日期已經確定，餐廳已經找好以後才能夠正式邀請來確認人數(親身血淚：甚至到尾牙的當天都會有可能改動，根本就是在辦婚宴?)，所以需要先透過事前確認範圍，去抓一個評估桌數。假設老闆這邊覺得邀請的廠商全家都來也沒問題，那麼一個廠商最好就要抓2~3個保留位置，去算桌數。
▶ 預算
預算也分幾個部分：餐費、抽獎禮品/禮金、活動布置、活動表演(主持人、藝人、樂團)、工作人員紅包、慶功宴等，在最一開始初期
▹餐費
通常在前期比較好能先確定的就是餐費的部分，可以先確定可以接收一個人多少$的餐費，這樣你後面比較好找餐廳跟確認菜色。
▹抽獎禮品/禮金
發放的金額一切要看公司的狀況，通常這時候可以先確定最大獎項的金額與數量，你就會比較知道後續往後可以怎麼安排討論。
▹工作人員紅包與慶功宴
基本上尾牙當天可能會有行政的相關人員要直接下場做工作人員，像是簽到、帶位、主持、抽獎流程處理，甚至是攝影師等等，這樣就需要保留一些預算屆時作發放。然後於尾牙後給予這些基本上沒得吃的工作人員，有一頓真正的尾牙！
▹活動佈置
如果有要做一些簡單的拍照看板、背板，依照場地大小，建議可以先抓10~20萬的預算
▹活動表演
是否有要邀請藝人表演或是邀請樂團表演？若都沒有真的是恭喜你！可以少一個部分要做核對！如果有的話，就建議直接找外包的團隊協助處理！
▶ 偏好餐點
有沒有人不吃牛？有沒有人吃素？或是其他特殊要求？這部分的確認是為了後面如果找到餐廳確認菜色的時候，可以預先知道那些菜色要換掉比較好。
▶ 偏好日期
- 在平日晚上舉辦嗎？還是在假日舉辦？
- 公司人員是否有包含排班人員？
上面問題會影響
- 如果在平日，是否安排提早下班讓人員可以做裝扮？
- 如果在假日，關於有排班人員的相關安排？
❚ 規劃/確認任務
▶ 餐廳/日期確認
除了餐點、桌數、日期酒水的基本確認，對於場地的空間與設備也要做確認：麥克風、投影機、音響等等。
▶ 桌次安排
通常一桌就是10個人，主桌有可能可以到12個人。主桌的人員，通常是安排公司的高管與相關高層股東等。其他桌次的話基本上就是以部門去做分配，如果迫不得已，真的會有無法坐滿桌的情況，分開的桌次也必須要鄰近，且最好要與平常比較有合作的單位做併桌，人數也不要少於2~3個人，避免併桌的時候尷尬不認識，也沒有旁邊的人可以作伴。
▶ 尾牙流程
大致上的大框架流程不外乎是：開場 → 致詞 → 遊戲 → 抽獎，所以最主要流程要確認的，就是每個框架中的細部流程。
▹開場
這邊要最注意的要點就是：有哪些主管需要介紹。
▹致詞
這邊同上面，有哪些主管會需要上台致詞？
▹遊戲
如果公司有找外包團隊的話，通常這個環節就會包辦。如果沒有的話，有幾個可以參考的：搶答、刮刮樂、賓果等都可以納入。
▹抽獎
最常用的就是入場的時候提供抽獎券，請員工投入抽獎箱。如果員工數量還不多的情況下，就可以考慮用其他比較花招的作法，像是戳戳樂、抽紅包等等可以讓員工自己決定自己命運環節的流程，可以讓氣氛比較熱鬧。若員工數量非常多的情況下，也有可能是會採取線上電子抽獎。
▶ 尾牙音效
當流程在上面確定好後，就可以開始確認音效，音效分三個部分：入場音樂、尾牙中流程用音效跟散場音樂。
而音效部分大致上有下面幾個部分，可以去找尋適合該場景的音效：
- 炒熱氣氛用音效
- 入場音效
- 背景音效
- 頒獎用音效
▶ 抽獎獎項確認
首先要先確認抽獎的參與條件，有哪些人具備抽獎資格？是否需要分年資而區分獎項？建議可以納入考慮，以年資來區分獎項，主要就是讓比較久的員工，至少有一個保底的感覺，才不會新人一來就把大獎搬走，這種感覺其實會很失落，所以建議可以納入考慮。
那在確認可以抽獎的資格以後，就可以依照上面有確認的預算去規劃。
▹現金
現金真的是萬年不敗首選，我曾經抽到 3000ml 行動電源，說上面有鑲施華洛世奇水鑽所以價值2000，我真的... 😅還是給我現金吧謝謝！
▹3C 產品
如果在公司預算允許下，建議可以買 Apple 相關產品，或是當下最流行的電動機型(PS5之類)等。
▹禮卷 / 旅遊基金
假設公司有合作廠商或是可以取得更好的折扣，那就有可以考慮採用禮卷或是旅遊基金的方式做抽獎獎項。
▶ 尾牙主題與場佈
通常最簡單的就是正裝打扮，如果公司有想要玩一點不一樣的，就需要確認一個主題，譬如都要紅色的、或是跟公司營運有相關等內容，而主題就有可能也會影響當天尾牙的場佈。
若沒有特別的主題，建議可以做個讓員工可以打卡的背板，讓員工可以有一些拍照打卡的紀念性質存在。
每個桌位會有桌牌，這部分可以先看餐廳是否有支援製作，或是可以自行製作更精緻的桌牌(當然就是增加工作量了！)。如果有需要特別指明每個人的座位，那這樣就需要再多製作座位的卡片。
▶ 尾牙試菜
這部分看公司狀況跟餐廳支援程度，有的可以配合像是辦婚宴一樣，先邀請公司的主管進行試菜，當場看是否有什麼菜色做替換。
❚ 尾牙前夕
▶ 工作分配 與 Rundown 表
▹工作分配
工作分配大致上可以分幾個階段：
- 前置準備物品分配
如果更細部可以再分 場佈相關物品、入場相關物品、抽獎相關物品等細項，一個群組一起確認，會幫助連貫性思考還有沒有缺漏的項目。 - 當天場佈工作分配
尾牙開始前會有相關的桌牌、小禮物等地放置，場地上的設備確認等。 - 入場時間工作分配
誰協助簽到？誰協助帶位？簽到流程如何等等。 - 尾牙中工作分配
主持人、禮金傳遞、道具更換、音控、簡報控制、攝影師、機動人員等。
▹Rundown 表
像是紙上談兵，讓所有的工作人員知道當天預計會跑的流程會是長什麼樣子，每個分配到工作的人何時該進場，何時該退場。尤其 如果有其他臨時突發狀況，有人員需要抽離，那其他人員可以馬上掌握現況做候補。
▶ 最終預排
所有人員一起依照 Rundown 內容模擬進行，看是否有不順暢的過程，馬上進行 Rundown 修改。
❚ 尾牙當日
前面已經有 Rundown ，工作人員已經有分配好，基本上驗收專案沒有什麼太大的問題，最大的問題就是現場一定會有很多臨時狀況會發生。我覺得這邊就是要記得最重要的一件事情：
給所有工作人員一個原則，這樣大家臨機應變的能力會更好！
因為當場面非常混亂的時候，真的不可能每個環節都隨時隨地可以詢問、確認、詢問、確認，如果有一個原則的時候，大家就可以馬上當下決定，應該如何處理。
▶ 加碼橋段確認
事先要先跟高層主管確認好，加碼可以要求的尺度(哪些來賓可以給加碼？還是只能跟高管邀請加碼？)，最好的情況，是事先串通好加碼的額度，讓主持人當場來決定如何來炒熱氣氛！
❚ 尾牙結束後
▶ 發放工作人員紅包
基本上當天的工作人員不會有時間坐下來好好的吃飯，像我...只記得一開始的生魚片，跟最後面的水果，中間的菜幾乎是看得到吃不到，或是根本吃了一兩口就要準備心情進行下一個流程，所以記得要在請預算的時候就要先預先告知上層這個部分，後面也好尾牙結束發給工作人員，感謝他們的辛勞。
▶ 慶功宴 + 回顧改善會議
基本上就是看，如果明年要再辦一次尾牙的話，這次有哪些坑我們可以不用再踩到？為什麼要跟著慶功宴一起？聽說吃好料的時候，都比較好說話 XD
自己的回顧
這次舉辦公司的尾牙最印象深刻反思的部分：
不要忘記 追蹤 合作單位的利害關係人
我們在尾牙前2天的半夜，合作方的主管提出想要異動抽獎流程的想法，其實抽獎的流程很早就提供了，而我們自己只有跟自己內部高管同步，並沒有確認，合作單位的主管是否真的也知道了，所以才延伸造成了這個差點臨時要處理的變動，所以在利害關係人上，也要記得合作單位的利害關係人狀況。
同步資訊真的很重要
因為這次有跟他單位合作協辦，我們這邊因為工作分配關係，部門的人員有各自被拉到各自的群組，像是主持人群、餐廳確認群等等，我並沒有在群組，但是大家都還是會回頭跟部門其他的協助人員、總籌(我)回報狀況，比較不會有資訊落差的問題發生。
規劃很重要，應變能力也很重要
當天其實在音控部分我有準備了很多鼓掌尖叫的音效，但是現場根本沒用到；原本有安排好的抽獎跟頒獎橋段用的音樂，因為現場真的太亂了，到最後直接發現就放 High 歌就好；原本主持人要求大家一起開獎，這時候就有人先開獎了，就要趕快改口說可以開獎；原本預期可以有空間可以做領獎簽名，結果現場真的太擠了…等等等，完全考驗在場人員的機動性。有原先的規劃，讓大家更有底去面對臨時的變動。
辦完尾牙的當下真的是很有專案 Release 的感覺，這次尾牙還穿插擔當了一下熱身活動的主持人，真的是我想都沒想到的經驗 😆 文章尾聲想要偷偷感謝部門的所有夥伴，所謂的神隊友大概就是像你們這樣的存在 ❤️
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