第一次辦尾牙?你一定會需要的尾牙企劃注意事項總整理!

❚ 需求確認

▶ 人數

這邊可以分兩個部分,第一個部分是內部員工參與人數;第二個部分是外賓人數。

▶ 預算

預算也分幾個部分:餐費、抽獎禮品/禮金、活動布置、活動表演(主持人、藝人、樂團)、工作人員紅包、慶功宴等,在最一開始初期

▶ 偏好餐點

有沒有人不吃牛?有沒有人吃素?或是其他特殊要求?這部分的確認是為了後面如果找到餐廳確認菜色的時候,可以預先知道那些菜色要換掉比較好。

▶ 偏好日期

  1. 在平日晚上舉辦嗎?還是在假日舉辦?
  2. 公司人員是否有包含排班人員?
  1. 如果在假日,關於有排班人員的相關安排?

❚ 規劃/確認任務

▶ 餐廳/日期確認

除了餐點、桌數、日期酒水的基本確認,對於場地的空間與設備也要做確認:麥克風、投影機、音響等等。

▶ 桌次安排

通常一桌就是10個人,主桌有可能可以到12個人。主桌的人員,通常是安排公司的高管與相關高層股東等。其他桌次的話基本上就是以部門去做分配,如果迫不得已,真的會有無法坐滿桌的情況,分開的桌次也必須要鄰近,且最好要與平常比較有合作的單位做併桌,人數也不要少於2~3個人,避免併桌的時候尷尬不認識,也沒有旁邊的人可以作伴。

▶ 尾牙流程

大致上的大框架流程不外乎是:開場 → 致詞 → 遊戲 → 抽獎,所以最主要流程要確認的,就是每個框架中的細部流程。

▶ 尾牙音效

當流程在上面確定好後,就可以開始確認音效,音效分三個部分:入場音樂、尾牙中流程用音效跟散場音樂。

  • 入場音效
  • 背景音效
  • 頒獎用音效
依照流程編號順序做音效命名,幫助音控可以快速找到對應音效做撥放。

▶ 抽獎獎項確認

首先要先確認抽獎的參與條件,有哪些人具備抽獎資格?是否需要分年資而區分獎項?建議可以納入考慮,以年資來區分獎項,主要就是讓比較久的員工,至少有一個保底的感覺,才不會新人一來就把大獎搬走,這種感覺其實會很失落,所以建議可以納入考慮。

▶ 尾牙主題與場佈

通常最簡單的就是正裝打扮,如果公司有想要玩一點不一樣的,就需要確認一個主題,譬如都要紅色的、或是跟公司營運有相關等內容,而主題就有可能也會影響當天尾牙的場佈。

我們在座位卡上面除了寫上名字,還加1句足以代表或是想到這個人的代表語句。我同事說,每次跟我討論事情,都感覺我主旨都是在確認邏輯合理程度,所以就給我這樣代表句 XD

▶ 尾牙試菜

這部分看公司狀況跟餐廳支援程度,有的可以配合像是辦婚宴一樣,先邀請公司的主管進行試菜,當場看是否有什麼菜色做替換。

❚ 尾牙前夕

▶ 工作分配 與 Rundown 表

工作分配

工作分配表格參考
  • 當天場佈工作分配
    尾牙開始前會有相關的桌牌、小禮物等地放置,場地上的設備確認等。
  • 入場時間工作分配
    誰協助簽到?誰協助帶位?簽到流程如何等等。
  • 尾牙中工作分配
    主持人、禮金傳遞、道具更換、音控、簡報控制、攝影師、機動人員等。
Rundown 參考,基本上會有當天的時間區段、搭配音效,跟實際預計跑的流程,方便其他工作人員知道狀況,臨時有異常可以上前遞補。

▶ 最終預排

所有人員一起依照 Rundown 內容模擬進行,看是否有不順暢的過程,馬上進行 Rundown 修改。

❚ 尾牙當日

前面已經有 Rundown ,工作人員已經有分配好,基本上驗收專案沒有什麼太大的問題,最大的問題就是現場一定會有很多臨時狀況會發生。我覺得這邊就是要記得最重要的一件事情:

▶ 加碼橋段確認

事先要先跟高層主管確認好,加碼可以要求的尺度(哪些來賓可以給加碼?還是只能跟高管邀請加碼?),最好的情況,是事先串通好加碼的額度,讓主持人當場來決定如何來炒熱氣氛!

❚ 尾牙結束後

▶ 發放工作人員紅包

基本上當天的工作人員不會有時間坐下來好好的吃飯,像我...只記得一開始的生魚片,跟最後面的水果,中間的菜幾乎是看得到吃不到,或是根本吃了一兩口就要準備心情進行下一個流程,所以記得要在請預算的時候就要先預先告知上層這個部分,後面也好尾牙結束發給工作人員,感謝他們的辛勞。

▶ 慶功宴 + 回顧改善會議

基本上就是看,如果明年要再辦一次尾牙的話,這次有哪些坑我們可以不用再踩到?為什麼要跟著慶功宴一起?聽說吃好料的時候,都比較好說話 XD

自己的回顧

這次舉辦公司的尾牙最印象深刻反思的部分:

不要忘記 追蹤 合作單位的利害關係人

我們在尾牙前2天的半夜,合作方的主管提出想要異動抽獎流程的想法,其實抽獎的流程很早就提供了,而我們自己只有跟自己內部高管同步,並沒有確認,合作單位的主管是否真的也知道了,所以才延伸造成了這個差點臨時要處理的變動,所以在利害關係人上,也要記得合作單位的利害關係人狀況。

同步資訊真的很重要

因為這次有跟他單位合作協辦,我們這邊因為工作分配關係,部門的人員有各自被拉到各自的群組,像是主持人群、餐廳確認群等等,我並沒有在群組,但是大家都還是會回頭跟部門其他的協助人員、總籌(我)回報狀況,比較不會有資訊落差的問題發生。

規劃很重要,應變能力也很重要

當天其實在音控部分我有準備了很多鼓掌尖叫的音效,但是現場根本沒用到;原本有安排好的抽獎跟頒獎橋段用的音樂,因為現場真的太亂了,到最後直接發現就放 High 歌就好;原本主持人要求大家一起開獎,這時候就有人先開獎了,就要趕快改口說可以開獎;原本預期可以有空間可以做領獎簽名,結果現場真的太擠了…等等等,完全考驗在場人員的機動性。有原先的規劃,讓大家更有底去面對臨時的變動。

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自燃人一枚,百變怪一枚,PM一枚,不只是PM 一枚。擅長將複雜的事物簡單化,專注於任何關於 PM、時間管理、效率提升的方法、書籍或是軟體分享。

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