第一次辦尾牙?你一定會需要的尾牙企劃注意事項總整理!

Photo by Samantha Gades on Unsplash

今年因為工作上有身兼行政職務的關係,然後公司人數的範圍卡在一個不上不下的數量,於是就莫名其妙的辦了一場尾牙。以一個 PM 角度出發來說,其實辦尾牙也是一個專案,趁這次剛好有這個機會舉辦,來整理一下辦尾牙的清單事項,如果明年你被公司臨危受命舉辦尾牙,那麼希望這篇我親身血淚經歷的紀錄,可以幫助到你 😆

❚ 需求確認

▶ 人數

這邊可以分兩個部分,第一個部分是內部員工參與人數;第二個部分是外賓人數。

內部員工人數
首先必須要先確認 「可以參加尾牙餐會的條件是什麼」,僅正職員工才可以參加嗎?有要規定入職時間什麼時侯以前才可以參加?工讀生/實習生/試用期間員工可否參加? 上述問題,會影響你在評估內部員工人數的數字,需要保留多少緩衝座位數。

假如公司是所有人員就算試用期間也可以參與尾牙(注意:這邊僅僅是指可以參加餐會的人員,並不代表就可以參與抽獎),這樣你就必須要在詢問 HR 單位,未來到預計尾牙的時間(通常是1月)預計招募的人數,才能夠有一個保險的數字。 當然,通常餐廳在訂位後還有一個時間可以去跟他調整桌數,但會需要在這時候先提前確認的原因是,避免你後面找的餐廳根本塞不下桌數,這樣就慘了!寧願空間寬鬆一點,也不要過於壅擠。

外賓人數
如果有要邀請外賓,那麼人數的變因就會擴大比較多:相關廠商是否都邀請?是否會邀請老闆其它自己的朋友?一個廠商會限制有多少人員來參加嗎?

通常外賓人數這部分都會是要到日期已經確定,餐廳已經找好以後才能夠正式邀請來確認人數(親身血淚:甚至到尾牙的當天都會有可能改動,根本就是在辦婚宴?),所以需要先透過事前確認範圍,去抓一個評估桌數。假設老闆這邊覺得邀請的廠商全家都來也沒問題,那麼一個廠商最好就要抓2~3個保留位置,去算桌數。

▶ 預算

預算也分幾個部分:餐費、抽獎禮品/禮金、活動布置、活動表演(主持人、藝人、樂團)、工作人員紅包、慶功宴等,在最一開始初期

餐費
通常在前期比較好能先確定的就是餐費的部分,可以先確定可以接收一個人多少$的餐費,這樣你後面比較好找餐廳跟確認菜色。

抽獎禮品/禮金
發放的金額一切要看公司的狀況,通常這時候可以先確定最大獎項的金額與數量,你就會比較知道後續往後可以怎麼安排討論。

工作人員紅包與慶功宴
基本上尾牙當天可能會有行政的相關人員要直接下場做工作人員,像是簽到、帶位、主持、抽獎流程處理,甚至是攝影師等等,這樣就需要保留一些預算屆時作發放。然後於尾牙後給予這些基本上沒得吃的工作人員,有一頓真正的尾牙!

活動佈置
如果有要做一些簡單的拍照看板、背板,依照場地大小,建議可以先抓10~20萬的預算

活動表演
是否有要邀請藝人表演或是邀請樂團表演?若都沒有真的是恭喜你!可以少一個部分要做核對!如果有的話,就建議直接找外包的團隊協助處理!

▶ 偏好餐點

有沒有人不吃牛?有沒有人吃素?或是其他特殊要求?這部分的確認是為了後面如果找到餐廳確認菜色的時候,可以預先知道那些菜色要換掉比較好。

▶ 偏好日期

  1. 在平日晚上舉辦嗎?還是在假日舉辦?
  2. 公司人員是否有包含排班人員?

上面問題會影響

  1. 如果在平日,是否安排提早下班讓人員可以做裝扮?
  2. 如果在假日,關於有排班人員的相關安排?

❚ 規劃/確認任務

▶ 餐廳/日期確認

除了餐點、桌數、日期酒水的基本確認,對於場地的空間與設備也要做確認:麥克風、投影機、音響等等。

▶ 桌次安排

通常一桌就是10個人,主桌有可能可以到12個人。主桌的人員,通常是安排公司的高管與相關高層股東等。其他桌次的話基本上就是以部門去做分配,如果迫不得已,真的會有無法坐滿桌的情況,分開的桌次也必須要鄰近,且最好要與平常比較有合作的單位做併桌,人數也不要少於2~3個人,避免併桌的時候尷尬不認識,也沒有旁邊的人可以作伴。

▶ 尾牙流程

大致上的大框架流程不外乎是:開場 → 致詞 → 遊戲 → 抽獎,所以最主要流程要確認的,就是每個框架中的細部流程。

開場
這邊要最注意的要點就是:有哪些主管需要介紹。

致詞
這邊同上面,有哪些主管會需要上台致詞?

遊戲
如果公司有找外包團隊的話,通常這個環節就會包辦。如果沒有的話,有幾個可以參考的:搶答、刮刮樂、賓果等都可以納入。

抽獎
最常用的就是入場的時候提供抽獎券,請員工投入抽獎箱。如果員工數量還不多的情況下,就可以考慮用其他比較花招的作法,像是戳戳樂、抽紅包等等可以讓員工自己決定自己命運環節的流程,可以讓氣氛比較熱鬧。若員工數量非常多的情況下,也有可能是會採取線上電子抽獎。

▶ 尾牙音效

當流程在上面確定好後,就可以開始確認音效,音效分三個部分:入場音樂、尾牙中流程用音效跟散場音樂。

而音效部分大致上有下面幾個部分,可以去找尋適合該場景的音效:

  • 炒熱氣氛用音效
  • 入場音效
  • 背景音效
  • 頒獎用音效
依照流程編號順序做音效命名,幫助音控可以快速找到對應音效做撥放。

▶ 抽獎獎項確認

首先要先確認抽獎的參與條件,有哪些人具備抽獎資格?是否需要分年資而區分獎項?建議可以納入考慮,以年資來區分獎項,主要就是讓比較久的員工,至少有一個保底的感覺,才不會新人一來就把大獎搬走,這種感覺其實會很失落,所以建議可以納入考慮。

那在確認可以抽獎的資格以後,就可以依照上面有確認的預算去規劃。

現金
現金真的是萬年不敗首選,我曾經抽到 3000ml 行動電源,說上面有鑲施華洛世奇水鑽所以價值2000,我真的... 😅還是給我現金吧謝謝!

3C 產品
如果在公司預算允許下,建議可以買 Apple 相關產品,或是當下最流行的電動機型(PS5之類)等。

禮卷 / 旅遊基金
假設公司有合作廠商或是可以取得更好的折扣,那就有可以考慮採用禮卷或是旅遊基金的方式做抽獎獎項。

▶ 尾牙主題與場佈

通常最簡單的就是正裝打扮,如果公司有想要玩一點不一樣的,就需要確認一個主題,譬如都要紅色的、或是跟公司營運有相關等內容,而主題就有可能也會影響當天尾牙的場佈。

若沒有特別的主題,建議可以做個讓員工可以打卡的背板,讓員工可以有一些拍照打卡的紀念性質存在。

每個桌位會有桌牌,這部分可以先看餐廳是否有支援製作,或是可以自行製作更精緻的桌牌(當然就是增加工作量了!)。如果有需要特別指明每個人的座位,那這樣就需要再多製作座位的卡片。

我們在座位卡上面除了寫上名字,還加1句足以代表或是想到這個人的代表語句。我同事說,每次跟我討論事情,都感覺我主旨都是在確認邏輯合理程度,所以就給我這樣代表句 XD

▶ 尾牙試菜

這部分看公司狀況跟餐廳支援程度,有的可以配合像是辦婚宴一樣,先邀請公司的主管進行試菜,當場看是否有什麼菜色做替換。

❚ 尾牙前夕

▶ 工作分配 與 Rundown 表

工作分配

工作分配表格參考

工作分配大致上可以分幾個階段:

  • 前置準備物品分配
    如果更細部可以再分 場佈相關物品、入場相關物品、抽獎相關物品等細項,一個群組一起確認,會幫助連貫性思考還有沒有缺漏的項目。
  • 當天場佈工作分配
    尾牙開始前會有相關的桌牌、小禮物等地放置,場地上的設備確認等。
  • 入場時間工作分配
    誰協助簽到?誰協助帶位?簽到流程如何等等。
  • 尾牙中工作分配
    主持人、禮金傳遞、道具更換、音控、簡報控制、攝影師、機動人員等。

Rundown 表

像是紙上談兵,讓所有的工作人員知道當天預計會跑的流程會是長什麼樣子,每個分配到工作的人何時該進場,何時該退場。尤其 如果有其他臨時突發狀況,有人員需要抽離,那其他人員可以馬上掌握現況做候補。

Rundown 參考,基本上會有當天的時間區段、搭配音效,跟實際預計跑的流程,方便其他工作人員知道狀況,臨時有異常可以上前遞補。

▶ 最終預排

所有人員一起依照 Rundown 內容模擬進行,看是否有不順暢的過程,馬上進行 Rundown 修改。

❚ 尾牙當日

前面已經有 Rundown ,工作人員已經有分配好,基本上驗收專案沒有什麼太大的問題,最大的問題就是現場一定會有很多臨時狀況會發生。我覺得這邊就是要記得最重要的一件事情:

給所有工作人員一個原則,這樣大家臨機應變的能力會更好!

因為當場面非常混亂的時候,真的不可能每個環節都隨時隨地可以詢問、確認、詢問、確認,如果有一個原則的時候,大家就可以馬上當下決定,應該如何處理。

▶ 加碼橋段確認

事先要先跟高層主管確認好,加碼可以要求的尺度(哪些來賓可以給加碼?還是只能跟高管邀請加碼?),最好的情況,是事先串通好加碼的額度,讓主持人當場來決定如何來炒熱氣氛!

❚ 尾牙結束後

▶ 發放工作人員紅包

基本上當天的工作人員不會有時間坐下來好好的吃飯,像我...只記得一開始的生魚片,跟最後面的水果,中間的菜幾乎是看得到吃不到,或是根本吃了一兩口就要準備心情進行下一個流程,所以記得要在請預算的時候就要先預先告知上層這個部分,後面也好尾牙結束發給工作人員,感謝他們的辛勞。

▶ 慶功宴 + 回顧改善會議

基本上就是看,如果明年要再辦一次尾牙的話,這次有哪些坑我們可以不用再踩到?為什麼要跟著慶功宴一起?聽說吃好料的時候,都比較好說話 XD

自己的回顧

這次舉辦公司的尾牙最印象深刻反思的部分:

不要忘記 追蹤 合作單位的利害關係人

我們在尾牙前2天的半夜,合作方的主管提出想要異動抽獎流程的想法,其實抽獎的流程很早就提供了,而我們自己只有跟自己內部高管同步,並沒有確認,合作單位的主管是否真的也知道了,所以才延伸造成了這個差點臨時要處理的變動,所以在利害關係人上,也要記得合作單位的利害關係人狀況。

同步資訊真的很重要

因為這次有跟他單位合作協辦,我們這邊因為工作分配關係,部門的人員有各自被拉到各自的群組,像是主持人群、餐廳確認群等等,我並沒有在群組,但是大家都還是會回頭跟部門其他的協助人員、總籌(我)回報狀況,比較不會有資訊落差的問題發生。

規劃很重要,應變能力也很重要

當天其實在音控部分我有準備了很多鼓掌尖叫的音效,但是現場根本沒用到;原本有安排好的抽獎跟頒獎橋段用的音樂,因為現場真的太亂了,到最後直接發現就放 High 歌就好;原本主持人要求大家一起開獎,這時候就有人先開獎了,就要趕快改口說可以開獎;原本預期可以有空間可以做領獎簽名,結果現場真的太擠了…等等等,完全考驗在場人員的機動性。有原先的規劃,讓大家更有底去面對臨時的變動。

辦完尾牙的當下真的是很有專案 Release 的感覺,這次尾牙還穿插擔當了一下熱身活動的主持人,真的是我想都沒想到的經驗 😆 文章尾聲想要偷偷感謝部門的所有夥伴,所謂的神隊友大概就是像你們這樣的存在 ❤️

如果想給我一點鼓勵,歡迎給我 1–10 個拍手👏;
如果覺得文章對你有幫助,歡迎依照幫助程度給我 10–30 個拍手👏;
如果覺得文章真的是太棒了,那歡迎不吝嗇地給我 50 個拍手唷👏!
大家想要討論交流辦尾牙的苦難的,也歡迎留下你的回覆唷 😆

--

--

自燃人一枚,百變怪一枚,PM一枚,不只是PM 一枚。擅長將複雜的事物簡單化,專注於任何關於 PM、時間管理、效率提升的方法、書籍或是軟體分享。

Love podcasts or audiobooks? Learn on the go with our new app.

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store
#Sylv!a

#Sylv!a

自燃人一枚,百變怪一枚,PM一枚,不只是PM 一枚。擅長將複雜的事物簡單化,專注於任何關於 PM、時間管理、效率提升的方法、書籍或是軟體分享。